Gaya Komunikasi Tim yang Efektif Saat Bekerja Sama Untuk Kesuksesan Tim
Pekerjaan komunikasi adalah bidang yang berkembang dan tidak mudah untuk didefinisikan. Penting bagi manajer untuk memahami bagaimana tim mereka berkomunikasi sehingga mereka dapat merencanakan dan menerapkan strategi komunikasi yang lebih efektif. Tidak ada definisi sederhana untuk komunikasi dalam bisnis; kebenarannya adalah bahwa komunikasi dalam segala bentuknya, besar atau kecil, korporat atau pribadi, datang dalam bentuk yang berbeda, terkadang lebih jelas daripada yang lain. Ketika kita memikirkan komunikasi dalam suatu kelompok, biasanya diasumsikan bahwa akan ada jumlah komunikator dan penerima yang sama dalam tim tertentu.
Sebenarnya, itu mungkin terjadi tetapi agar komunikasi benar-benar berhasil, kedua belah pihak harus berbicara pada saat yang sama dan dengan arti, nada, dan pesan yang sama. Tantangannya bagaimanapun, adalah untuk menciptakan lingkungan komunikasi yang memungkinkan semua untuk berkomunikasi tanpa menghambat yang lain. Berkomunikasi di zona waktu yang berbeda, berbagai bidang dan lintas negara yang berbeda bisa sangat rumit. Jadi manajemen harus belajar bagaimana mengelola harapan secara efektif dan bagaimana mempertahankan standar yang konsisten di seluruh papan.
Langkah pertama adalah memastikan bahwa setiap tim melakukan persis apa yang mereka katakan sedang mereka lakukan – yaitu mengembangkan pesan dan menciptakan tujuan yang ingin dicapai. Selanjutnya, tim perlu mendefinisikan dengan jelas siapa yang akan berkomunikasi dengan siapa, jenis informasi apa yang perlu mereka bagikan dan kapan. Misalnya, penting untuk mengajukan pertanyaan tentang mengapa informasi tertentu dibagikan dan bagaimana informasi itu akan dikomunikasikan. Jika tim tidak yakin tentang jawaban yang mereka butuhkan, maka mereka cenderung merasa tidak pasti, tegang, dan tidak efektif dalam hal berkomunikasi.
Komunikasi pada tugas bersama datang dalam berbagai bentuk. Ini dapat mencakup waktu tatap muka dengan rekan kerja, email, panggilan telepon, pesan teks, faks, dan bentuk komunikasi lainnya. Kenyataannya adalah bahwa setiap orang dapat kehilangan kesempatan penting karena miskomunikasi. Perusahaan telah belajar selama bertahun-tahun bahwa dengan membuat daftar email khusus untuk tugas prioritas, komunikasi menjadi lebih efektif dan efisien. Satu bacaan yang direkomendasikan untuk para profesional yang ingin meningkatkan keterampilan komunikasi tim mereka adalah Nudge: Creating and Managing Successful teams oleh Pam Hendrixson.
Tim juga perlu mempertimbangkan dampak komunikasi mereka terhadap kesehatan dan produktivitas mereka sendiri. Tinjauan kesehatan dan produktivitas sering kali melibatkan melihat proses internal dan mengajukan pertanyaan tentang dampak komunikasi di seluruh organisasi. Penting untuk dipahami bahwa organisasi perlu bekerja untuk mengurangi jumlah “kebisingan” dalam proses komunikasi. Banyak faktor yang bekerja. Misalnya, mungkin ada masalah dengan informasi sensitif waktu dan pesan yang tercampur atau hilang. Faktor lain yang dapat memengaruhi produktivitas termasuk pemahaman yang buruk tentang misi, nilai dan tujuan organisasi, komunikasi staf, penjadwalan staf, dan komunikasi kontraproduktif.
Setiap tim memiliki tujuan yang sama dan cara yang sama untuk mencapai tujuan tersebut. Ketika tim berkomunikasi secara efektif, itu memungkinkan mereka untuk bekerja sama dengan cara terbaik untuk mewujudkan tujuan bersama itu. Ini mengarah pada hasil win-win di mana semua pihak mendapat manfaat dari proses komunikasi yang dirancang dengan baik. Tim yang tidak berkomunikasi dengan baik jarang dapat bekerja sebagai tim dan ketika mereka melakukannya, produktivitas mereka menurun.
Gaya Komunikasi bervariasi antar individu, tetapi ada beberapa yang lebih umum daripada yang lain. Gaya komunikasi yang paling sering dikaitkan dengan tim sukses adalah langsung dan tidak langsung. Gaya komunikasi langsung melibatkan berbicara dengan semua orang di ruangan tentang apa yang terjadi, mendapatkan umpan balik dan memberikan arahan kepada mereka yang membutuhkannya. Gaya komunikasi tidak langsung melibatkan komunikasi secara tidak langsung dengan mereka yang tidak terlibat dalam percakapan dan berbagi informasi dengan mereka yang terlibat dalam percakapan. Gaya ini biasanya dianggap lebih baik daripada gaya komunikasi langsung karena dapat mengakibatkan komunikasi multi arah.
Tim yang bekerja sama dengan baik dapat menghadapi tantangan besar di tempat kerja. Agar komunikasi berhasil, manajer tim harus mengetahui kekuatan dan kelemahan timnya dan mampu mengenali ketika gaya komunikasi tidak berfungsi. Jika manajer dapat melakukannya dengan benar, maka tim akan berkembang dan menjadi lebih produktif dari sebelumnya.
