Ketahui Proses-Proses Siklus Hidup Sistem Kerja
Sistem kerja digunakan terlalu longgar di sebagian besar bidang. Penggunaan penting dari istilah ini terjadi pada tahun 1977 dalam volume pertama MIS Quarterly, oleh Bostrom dan Hertz. Mereka menggambarkan masalah dalam penerapan studi kasus di enam industri yang berbeda. Setiap artikel ditulis dengan industri tertentu dalam pikiran. Para editor tidak memberikan perincian tentang apa masalahnya, tetapi menyebut masalah itu sebagai praktik biasa.
Sistem kerja dapat digambarkan sebagai sistem untuk mengelola aktivitas yang dilakukan pada tugas. Dalam sistem kerja yang dijelaskan di atas, deskripsi tersebut mencakup kegiatan yang dilakukan pada tugas serta proses yang terlibat dalam setiap tugas. Mungkin ada satu kegiatan atau sekelompok kegiatan dan ini dapat dibagi lagi menjadi sub-topik. Sub-topik kemudian dapat dijelaskan secara terpisah atau bersama-sama, tergantung pada bagaimana deskripsi disajikan. Tugas dapat dibagi menjadi beberapa level dan level ini kemudian dapat dijelaskan secara terpisah atau bersama-sama.
Sistem informasi digambarkan sebagai aktivitas dan proses yang berkaitan dengan penyimpanan, pengambilan, dan tindakan berdasarkan informasi. Kegiatan dan proses ini dapat bersifat operasional atau prosedural. Sistem informasi dapat digambarkan sebagai sekelompok sistem atau komponen yang dirancang, dikembangkan, dan dioperasikan untuk menghasilkan produk, layanan, atau informasi tertentu. Sistem mungkin operasional atau non-operasional. Ada berbagai macam sistem informasi termasuk layanan Web, basis data elektronik, jejaring sosial, sistem kerja, dll.
Proses pendefinisian sistem kerja dapat dilakukan secara keseluruhan atau sebagian. Bagian-bagiannya meliputi prosedur, kebijakan, tujuan, persyaratan, strategi, paket kerja, prosedur alur kerja, strategi manajemen mutu, perintah kerja, tempat kerja, serta prosedur dan dokumen lainnya. Ini juga melibatkan pendefinisian hubungan antara sistem kerja, organisasi dan sisa rantai pasokan.
Sebuah sistem kerja harus cukup fleksibel untuk mengakomodasi setiap perubahan yang mungkin terjadi di lingkungan eksternal. Kemampuan organisasi untuk berubah dan beradaptasi akan membantunya dalam memenuhi kebutuhan bisnis yang terus berkembang. Sistem kerja didefinisikan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan pelanggan eksternal. Sistem kerja biasanya dikategorikan ke dalam tiga domain: sistem kerja internal; sistem kerja eksternal dan kasus khusus.
Sistem kerja internal mengacu pada area-area yang menjadi tanggung jawab karyawan langsung. Mereka termasuk piutang dan hutang, gaji dan tunjangan pekerja. Sistem kerja eksternal mengacu pada bidang-bidang yang dikelola oleh manajer dan staf mereka. Ini adalah area yang dikembangkan untuk melayani pelanggan eksternal perusahaan.
Empat fase siklus hidup sistem kerja mewakili tahap konseptualisasi, tahap implementasi dan tahap realisasi. Tahap pertama merupakan tahap di mana keputusan strategis telah dibuat. Pada tahap ini keputusan strategis didasarkan pada evaluasi dan analisis pasar serta tujuan perusahaan. Berdasarkan keputusan strategis tersebut, maka langkah selanjutnya adalah menyusun strategi kerja. Strategi kerja kemudian akan diimplementasikan dan akan menjalani serangkaian langkah seperti penilaian kebutuhan untuk perubahan dan identifikasi arah dan persyaratan baru. Pekerjaan ini juga ditandai dengan serangkaian analisis dan perancangan terkait dengan kebutuhan dan tujuan perubahan yang teridentifikasi.
Tahap ketiga dan terakhir dari proses ini adalah revisi sistem informasi yang digunakan. Di sebagian besar organisasi, fase ini muncul setelah pengembangan sistem kerja. Dalam kasus seperti itu, ketika sistem informasi sedang direvisi, biasanya dilakukan setelah mengembangkan sistem kerja yang lengkap dan fungsional. Revisi dalam sistem informasi terutama ditandai dengan penyederhanaan proses, penghapusan redundansi dan modifikasi yang diperlukan untuk melayani organisasi dengan lebih baik. Setiap revisi sistem informasi yang berhasil merupakan pencapaian yang signifikan dalam suatu organisasi.
