General Affair dan Perannya Dalam Perusahaan

Karena tanggung jawabnya yang tidak jauh dari pengembangan karyawan, maka kerap kali tugas General Affair tumpang tindih dengan divisi HR. Namun jangan salah, cakupannya yang luas membuat profesi ini akan menuntut Anda untuk memiliki skill yang luas.

Dalam artikel ini, kami menyajikan segala detail mengenai jabatan General Affair. Mulai dari pengertian, kualifikasi serta tugas dan tanggung jawab General Affair. Yuk, simak tulisannya di bawah ini!

Apa itu General Affair?

Secara singkat, General Affair atau GA adalah pekerjaan yang bertanggung jawab untuk setiap kegiatan operasional dalam suatu instansi, baik swasta maupun pemerintah. Cakupannya antara lain administrasi dan pengelolaan.

Tentu saja, tiap perusahaan memiliki kebijakan strukturalnya sendiri. Mayoritas perusahaan menempatkan GA dalam divisi Human Resource (HR) atau Finance sebab tugas dan fungsinya yang mirip. Namun ada pula yang bekerja secara independen dengan Kepala Operasional yang membawahi posisi ini.

Mungkin Anda masih bertanya-tanya apakah GA sama dengan HRD? Tentu berbeda. Dalam hal ini, fungsi GA adalah membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran perusahaan tepat waktu, dan mengajukan keluhan atas nama perusahaan jika diperlukan.

GA bisa kita temukan dalam berbagai jenis perusahaan. Mulai dari retail, FMCG, startup, hingga manufaktur. Hal yang membedakan hanyalah rincian pekerjaannya.

Kualifikasi General Affair

Jobdesk General Affair tentu saja tidak sembarangan. Ia membutuhkan kualifikasi yang cukup tinggi sebab mencakup beragam keterampilan. Mungkin ini akan menantang bagi pelamar kerja awal. Apabila Anda tertarik, berikut kualifikasi tertentu yang harus dipenuhi:

1. Skill Manajemen dan Administrasi

GA sangat erat kaitannya dengan setiap keputusan yang dibuat oleh perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa keterampilan manajemen dan administrasi sudah dikuasai dengan baik oleh para kandidat.

Keterampilan manajemen mengacu pada teknik pengorganisasian sesuatu sedangkan administrasi adalah keterampilan yang berkaitan dengan hal-hal dokumen dan arsip perusahaan. Dengan kualifikasi tersebut, seorang GA diharapkan mampu menangani setiap tantangan kerja  dengan baik.

2. Problem Solving

Pengambilan keputusan dalam sebuah bisnis akan selalu sejalan dengan risiko yang mungkin datang setiap saat. Bahkan kesalahan kecil saja dapat mempengaruhi keseluruhan proses operasional dalam sebuah perusahaan.

Oleh karena itu, kemampuan pemecahan masalah adalah suatu keharusan bagi setiap GA. Mereka tidak boleh ragu dalam melangkah. Kemampuan lobbying dan negosiasi juga menjadi poin plus. Skill ini akan menjadi modal bagus yang akan membuat kemajuan tim lebih cepat saat menghadapi masalah.

3. Komunikasi Interpersonal

Staf GA yang profesional harus dapat memahami segala bentuk komunikasi dan menerapkannya dengan baik. Cara mereka berinteraksi juga harus menjadi salah satu pertimbangan karena mereka perlu membina hubungan dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan.

Kunci utamanya adalah membangun personal branding yang baik. Tunjukkan bahwa Anda dipercayai banyak orang dan memiliki banyak relasi. Apalagi, keterampilan komunikasi penting untuk menghindari kesalahpahaman di antara tim.

4. Jujur dan Teliti

Cakupan kerjanya yang tidak jauh dari urusan finansial dan inventaris mewajibkan GA untuk jujur dan teliti. Kebiasaan jujur sangat diperlukan karena permasalahan keuangan selalu memenuhi kriteria bahwa tidak merugikan pihak manapun di perusahaan.

Penataan logistik seperti pencatatan, penyusunan, pembelian, penilaian, perawatan aset dan pengurusan setelah tidak dipakai adalah yang dikerjakan GA. Administrasi semacam itu harus dilakukan secara mendetail dan transparan.

Tugas dan Tanggung Jawab

Setelah mengetahui garis besar dari jabatan GA, Anda perlu memahami apa-apa saja yang dilakukannya. Lingkupnya meliputi hal-hal mengenai keperluan harian dalam perusahaan. Berikut tugas dan tanggung jawab General Affair:

1. Membantu Pengadaan Barang

Barang atau aset perusahaan terkadang memiliki batasan penggunaan. Misalkan mesin fotokopi untuk mencetak dokumen atau arsip. Penggantian atau pembelian mesin fotokopi tersebut menjadi tanggung jawab seorang GA ketika diperlukan.

GA juga harus dapat menekan pengeluaran untuk tujuan tersebut. Hal ini dilakukan supaya biaya aset yang dikeluarkan perusahaan tetap minim. Semakin rendah harga pengadaan barang, maka dapat dipastikan kinerja staf GA berjalan dengan baik.

2. Melakukan Pembelian Rutin

Hampir sama dengan pengadaan barang, seorang GA juga harus memahami alur pembayaran rutin. Terdapat kebutuhan rutin perusahaan, seperti alat tulis kantor, tinta printer, dan beberapa barang periodik lainnya.

Listrik, air, telepon, jaringan internet (Wi-Fi), dan beberapa pengeluaran lainnya juga merupakan tanggung jawab dari GA. Umumnya, pada perusahaan besar, pembayaran berkala seperti ini dilakukan secara otomatis melalui sistem yang terintegrasi dengan strategi perusahaan.

3. Mengelola Upah Freelancer

Beberapa jenis perusahaan memiliki pekerja harian lepas atau freelancer. Hal ini menjadi tanggung jawab staf GA. Hal ini dikarenakan sifatnya yang diperlukan tiap harinya namun tidak menentu.

Dengan demikian, GA berwenang menentukan besaran upah harian bagi pekerja lepas di luar gaji pegawai.

4. Mengamankan Aset Perusahaan

Tugas GA adalah menjaga dan mengawasi aset yang telah mereka beli. Hal ini dimaksudkan agar pengguna aset perusahaan tidak menggunakannya secara sewenang-wenang.

Wajar jika GA sering bertindak lebih tegas dan tidak main-main ketika ada pekerja yang merusak aset perusahaan karena merekalah yang bertanggung jawab atas hal ini. Di samping itu, mereka juga mengelola daftar inventaris barang.

Kesimpulan

Penting bagi manajerial perusahaan untuk mengembangkan struktur organisasi berdasarkan pekerjaannya. Salah satunya adalah jabatan General Affairs. GA berfungsi untuk memastikan kelancaran operasi perusahaan dan mendukung produktivitas karyawan.

Namun dalam pelaksanaannya, terkadang GA akan menemui beberapa kendala. Melihat beban kerja General Affair yang cukup luas dan memakan banyak waktu, alangkah baiknya jika perusahaan memisahkan tugas dan fungsi GA dan HRD supaya keduanya bisa fokus pada jobdesk masing-masing.

Sekarang setelah Anda memiliki informasi rinci tentang apa yang dikerjakan General Affair, apakah Anda tertarik untuk melamar posisi ini? Menjadi seorang GA tentunya memiliki tanggung jawab yang besar. Namun, percayalah bahwa Anda bisa melakukannya.