Pengertian Korespondensi dan Seberapa Pentingnya untuk Perusahaan

Pengertian Korespondensi

Pada masalah persuratan, tentunya tidak asing mendengar kata korespondensi. Korespondensi diambil dari Bahasa Inggris yang correspondence berarti dengan yang lain, dan respondere berarti menjawab. Kata korespondensi memiliki arti tersendiri menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah perihal surat menyurat yang memiliki hubungan.

Hubungan atau kesamaan yang ada pada korespondensi ini dalam bentuk tertulis yang dilakukan oleh suatu perusahaan dengan perusahaan lain dalam bentuk kerjasama yang dilakukan. Kegiatan yang dilakukan pada pembuatan korespondensi dapat dilakukan oleh perseorangan atau oleh perusahaan.

Korespondensi yang dilakukan sering disebut dengan kegiatan surat menyurat. Pihak yang terkait dalam proses surat menyurat disebut dengan koresponden.

Jenis-jenis surat korespondensi

Sama dengan jenis dari persuratan yang ada pada perusahaan, korespondensi memiliki dua jenis yaitu korespondensi eksternal  dan korespondensi internal.

1. Korespondensi eksternal

Korespondensi eksternal adalah hubungan surat menyurat yang berhubungan dengan pihak luar dari perusahaan.

2. Korespondensi internal

Sedangkan korespondensi internal adalah hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh pegawai-pegawai yang ada di dalam kantor atau ruang lingkup internal dari perusahaan tersebut.

Fungsi Surat Korespondensi

Surat korespondensi memiliki fungsi masing-masing dalam pembuatannya, fungsi utamanya yaitu memiliki hubungan yang erat dengan pihak internal atau pihak eksternal dari perusahaan tersebut. Dengan adanya surat tersebut akan menjadikan hubungan kerjasama antara perusahaan satu dengan yang lainnya menjadi lebih jelas dan terarah.

Hubungan kerjasama tersebut dapat secara resmi dilihat atau dijelaskan pada surat korespondensi yang ada pada perjanjian kerjasama. Dalam hal ini, perusahaan yang memiliki hubungan korespondensi disebut dengan koresponden. Tentunya hungan ini dilakukan dua arah yang melibatkan satu sama lain dan saling berhubungan.

Selain menunjukan suatu hubungan keterkaitan, juga menghubungkan sebuah korelasi dimana surat yang ada akan menunjukan dimana adanya perbedaan antara surat masuk dan surat keluar yang ada pada suatu hubungan kerjasama.

Selain sebagai alat komunikasi, surat tentunya memiliki berbagai fungsi dan tujuan dalam pembuatannya. Termasuk dengan surat korespondensi yang pembuatannya memiliki isi pesan tertentu yang dapat berisi sebagai penyampaian pesan, penolakan, perintah, ataupun persetujuan dari pihak perusahaan satu dengan perusahaan lainnya.

Unsur-unsur pembuatan surat korespondensi

1. Pengirim surat

ini menjadi unsur penting karena surat harus mengetahui siapa pengirimnya untuk memudahkan dalam mengidentifikasi asal surat tersebut.

2. Penerima surat

unsur kedua ini juga menjadi unsur pokok karena tidak mungkin surat dibuat tanpa mengetahui untuk siapa surat tersebut dibuat.

3. Isi pesan

unsur ini juga menjadi unsur pokok karena pesan tidak dapat disampaikan bila tidak memiliki isi pesan didalamnya. Penerima pesan juga tidak dapat mengetahui maksud dan tujuan dari pengiriman pesan tersebut.

4. Saluran

saluran yang dimaksud adalah media penyaluran atau penyampaian yang dijadikan sebagai proses pendistribusian dari surat tersebut.

Korespondensi surat juga harus memiliki unsur-unsur pembuatan tersebut, agar surat yang dibuat dapat tersampaikan dengan baik dan maksimal. Pada korespondensi juga memiliki  jenis korespondensi bisnis dimana jenis surat ini tidak dapat dipisahkan dari suatu bentuk kerjasama pada perusahaan. Korespondensi bisnis ini juga menyampaikan proses ekonomi yang terlibat di dalam suatu perusahaan tersebut.

Dampak kemajuan teknologi pada proses persuratan

Adanya bentuk kemajuan dewasa ini juga mengubah segala sesuatu yang dilakukan secara konvensional dan manual yang menggunakan cara sederhana berubah menjadi cara yang lebih modern dan memanfaatkan teknologi. Salah satu contohnya adalah mengubah cara pembuatan surat dengan sederhana dengan menggunakan cara modern.

Penggunaan cara tersebut adalah dengan memanfaatkan teknologi, dimana teknologi tersebut dapat mengubah semua sistem yang lama ke sistem baru dan tentunya dengan cara lebih singkat. Penggunaan teknologi tersebut adalah pemanfaatan aplikasi atau alat pembantu surat menyurat dengan tetap memperhatikan dengan fungsi surat dan tujuan pembuatan surat.

Selain menggunakan aplikasi atau alat surat menyurat, pada kemajuan teknologi saat ini perubahan sistem tersebut dapat berganti menjadi penggunaan alat seperti telepon, telegram, email atau faksimile. Namun akan lebih mudah dan efisien apabila proses persuratan yang ada menggunakan kecanggihan teknologi berupa bentuk surat menyurat.

Pemanfaatan dampak teknologi

Aplikasi persuratan ini akan membantu mengolah persuratan yang ada dengan tetap memperhatikan pengertian surat sebagai sebuah alat komunikasi, dan tetap memperhatikan fungsi, tujuan serta jenis-jenis dari surat itu sendiri.

Pada sebuah aplikasi persuratan juga mampu melakukan sebuah aktivitas korespondensi yang dilakukan dengan mudah dan baik di dalam sebuah aplikasi tersebut. Oleh sebab itu penerapan aplikasi persuratan memiliki keunggulan dan kemudahan dalam melakukan aktivitas persuratan serta membantu pegawai administrasi untuk melakukan pekerjaan mereka.

Oleh karena banyaknya manfaat yang didapat dari penggunaan aplikasi persuratan, maka perusahaan wajib menggunakan aplikasi surat menyurat SIPAS yang menjadi solusi dari permasalahan persuratan yang ada. SIPAS adalah sebuah sistem informasi untuk melakukan pengarsipan surat dan proses surat menyurat yang termasuk mampu membuat korespondensi surat.